Pengelolaan Arsip

PENGELOLAAN ARSIP

A. DEFINISI ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip ialah segenap naskah dalam corak apapun yang dibentuk atau diterima, baik secara forum atau individu, dimana dikala ini tidak dipergunakan tetapi masih mempunyai nilai guna yang suatu dikala dibutuhkan kembali.

Nilai guna arsip ada;ah suatu tolok ukur evaluasi bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu:

A : Administrative     : Penilaian arsip evaluasi arsip menurut nilai manajemen yang dikandungnya.

L : Legal                   : Penilaian arsip menurut nilai hokum yang dikandung arsip tersebut.

F : Fiscal/ Financial : Penilaian arsip menurut pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.

R : Research           : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.

E : Education          : Penilaian arsip menurut pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.

D : Documentary     : Penilaian arsip menurut pada nilai rekaman atau record yang dikandung pada arsip tersebut.

Kearsipan ialah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis supaya gampang ditemukan kembali, yang mencakup penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan inovasi kembali (fnding), evakuasi (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan), dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan)

( Baca Juga : Memproses Perjalanan Bisnis )

B. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

-  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

-  Mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

-  Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip

-  Menghemat kawasan penyimpanan arsip

-  Menjaga kerahasiaan arsip

-  Menjaga kelestarian arsip

-  Menyelamatkan pertanggungjawaban wacana perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

C. PERALATAN KEARSIPAN

Terdapat 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu:

1. Ordner

Banyak dipakai pada perusahaan kecil, forum pemerintah bahkan beberapa bab pada perusahaan besar, system yang biasa memakai peralatan ini ialah kronologis, baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.

2. Filing Cabinet

Banyak dipakai pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efisien dipakai untuk semua system kecuali system kronologis.

3. Komputer

Suatu system penyimpanan terbaru ialah penggunaan peralatan computer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena system ini menggabungkan semua system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

D. POLA KERJA KEARSIPAN

a. Pola Sentralisasi

Penyimpanan Arsip

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah:

1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bab secretariat atau tata usaha

2. Sekretariat menyerahkan pada bab arsiparis

3. Arsip disortir, kemudian diteliti, dan diberi instruksi penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi

4. Arsip dicatat pada kartu kendali (Rangkap 3), dan arsip disimpan sesuai instruksi penyimpanan

5.  Satu lembar kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha

6.  Satu lembar kartu kendali diserahkan kepada pemilik arsip

7. Pemilik arsip sehabis mendapatkan kartu kendali akan menciptakan kartu indeks menurut kartu kendali tersebut (kartu indeks ialah media untuk memudahkan pencarian instruksi arsip)

8.  Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

Pencarian Arsip

Dalam pencarian arsip dibutuhkan langkah-langkah sesuai prosedur, alasannya bab pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka sehabis mendapatkan undangan dari atasan:

1.  Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibentuk kartu indeksnya)

2.  Setelah instruksi penyimpanan arsip ditemukan kemudian catat instruksi arsip tersebut

3.  Ajukan ke bab tata perjuangan untuk mencari arsip

4. Bagian tata perjuangan mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, kemudian memberikan pada bab arsiparis untuk dicarikan

5.  Bagian arsiparis mencari

6.  Setelah ditemukan arsiparis menciptakan form peminjaman arsip

7.  Menyerahkan pada kepala tata perjuangan bersama form peminjaman arsip

8.  Kepala tata perjuangan menyerahkan kepada bab pemilik arsip dan meminta tanda tangan peminjaman arsip

9.  Bagian pemilik arsip memperlihatkan arsip kepada atasan

( Baca juga : Merencanakan Persiapan Rapat )

b.     Pola Desentralisasi

Penyimpanan Arsip

Pada teladan ini arsip disimpan dan ditangani oleh bab yang mempunyai arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya.

Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara:

1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir supaya diketahui apakah berkas tersebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum

2. Membaca kembali arsip untuk mengetahui instruksi penyimpanan dari arsip, sesuai dengan instruksi yang dipergunakan kemudian kemudian mencatat instruksi tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar

3. Memberikan instruksi pada arsip, kalau memakai system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk memilih urutan abjadnya)

4.  Menyimpan arsip sesuai system yang dipergunakan

Pencarian Arsip

Pada teladan ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 menit supaya arsip ditemukan kembali. Langkah yang dilakukan adalah:

1.  Mengidentifikasi instruksi penyimpanan sesuai permintaan

2. Apabila instruksi undangan dan penyimpanan sama sanggup dilakukan pencarian langsung

3. Apabila instruksi penyimpanan berbeda dengan instruksi undangan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat

4.  Lakukan pencarian pada media penyimpanan

5.  Bila telah ditemukan, serahkan pada yang meminta  arsip

Sumber http://www.bimbelbrilian.com/

Bagikan Artikel ini